Comment déduire ses frais professionnels en micro-entreprise ?

La déduction des frais professionnels en micro-entreprise est en effet impossible. Pourtant, un mécanisme existe pour vous aider à contourner ceci dans certains cas précis ! Dans cet article, nous y décortiquons ce mécanisme applicable à certains frais appelés frais de débours.

Frais professionnels : Qu'est-ce que c'est ?

Définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont toutes les dépenses que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle. C'est un peu comme l'essence que vous mettez dans votre voiture pour qu'elle roule. Sans cette "essence", votre entreprise ne pourrait pas fonctionner correctement. Ces frais peuvent être variés : achat de matériel, location d'un local, frais de déplacement, etc.

Tips : il est important de bien catégoriser et suivre vos frais. Cela vous sera utile pour la suite.

Quels sont les différents types de frais ?

Il existe différents types de frais professionnels. Prenons l'exemple des frais de déplacements. Lorsque vous vous déplacez pour votre activité, que ce soit pour rencontrer un client ou pour assister à une formation, vous engagez des frais. De même, si vous invitez un client à déjeuner pour discuter affaires, le coût du repas est également un frais professionnel.

Il est essentiel de distinguer deux grandes catégories de frais : les frais variables et les frais fixes.

• Les frais variables sont les dépenses qui vont varier d'un mois à l'autre en fonction de votre chiffre d'affaires bien souvent. Ces dépenses ne seront pas forcément les mêmes d'un mois à l'autre comme par exemple l'achat de matière première. Ces achats vont être effectués en fonction de votre stock et de vos ventes et vont donc varier d'un mois à l'autre. 
• Les frais fixes, quant à eux, sont des dépenses qui vont être récurrentes, c'est à dire le loyer de votre local par exemple, un abonnement internet pour la société ou encore un contrat d'assurance. 

Il est crucial de bien comprendre et de catégoriser vos frais. Non seulement cela va vous aider à mieux gérer votre trésorerie, mais cela aura également un impact sur le choix de maintenir ou non votre statut de micro-entreprise.

La déduction des frais professionnels en micro-entreprise

Principe général et non-déductibilité

L'une des particularités de la micro-entreprise est que, contrairement à d'autres régimes, les frais professionnels ne sont pas déductibles. En effet, des frais tels que l'achat de matériel ou les frais kilométriques ne peuvent pas être déduits de votre chiffre d'affaires. Mais, comme dans toute situation, il y a toujours une astuce à connaître ! 

Solution alternative : intégrer ses frais professionnels dans son chiffre d'affaires

Face à cette contrainte, il est possible d'adopter une stratégie différente. Plutôt que de chercher à déduire ces frais, il va être possible de les intégrer directement dans le tarif proposé à votre client et donc dans votre chiffres d'affaires réalisé. 

Attention cependant le client doit accepter de régler ces frais refacturés

En intégrant vos frais de manière forfaitaire dans vos prix, vous compensez le fait qu'ils ne soient pas déductibles. Cependant, cette stratégie implique le fait que votre chiffre d'affaires sera plus élevé, et cela peut influencer votre imposition et l'atteinte des seuils de chiffre d'affaires ! Mais, bien gérée, cette méthode peut s'avérer judicieuse et avantageuse pour votre activité.

La déduction forfaitaire des frais professionnels

Pour compenser en quelque sorte, la non-déductibilité des frais réels, il faut savoir qu'un abattement fiscal est prévu pour les régimes Micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et Micro-BNC (Bénéfices non commerciaux). L'abattement ne remplace pas la déduction réelle des frais. C'est pour cela qu'on parle d'une déduction forfaitaire, cela offre un avantage aux entrepreneurs.

Abattement fiscal en micro-entreprise : Comment ça fonctionne ?

Spécificités du régime micro

Le régime de micro entrepreneur est conçu pour simplifier la vie des entrepreneurs. L'une des principales simplifications concerne dans un premier temps les obligations comptables. En effet, en tant qu'auto-entrepreneur, vous n'avez pas à tenir une comptabilité détaillée comme le feraient les sociétés. C'est un gain de temps et d'énergie considérable. 

Dans cette logique de parlons à présent de l'abattement forfaitaire. Qu'est-ce que c'est exactement ? C'est une déduction forfaitaire automatique appliquée à votre chiffre d'affaires, avant le calcul de l'impôt.

Quels sont les taux de l'abattement forfaitaire ? Cela dépend de votre catégorie d'activité : 

• L'abattement dans une activité d’achat revente est de 71% soit un impôt calculé sur 29% du CA
• 50% d'abattement en prestation artisanale
• et 34% d'abattement pour la prestation de service soit un impôt calculé sur 66% du chiffre d'affaires.

Exemple : Si vous faites une activité d'achat revente et que vous réalisez 100 000€ de chiffre d'affaires, vous allez être imposé sur une base de 29 000€, qui seront donc imposés au barème de l'impôt sur le revenu. 

Mais alors comment déduire ses frais en micro entreprise ?

En micro entreprise et à l’inverse des sociétés, il est donc impossible de déduire ses frais au sens propre du terme. La plupart du temps, les micro-entrepreneurs ne sont pas accompagnés et peuvent effectuer leur gestion simplement en déclarant leur chiffre d'affaires à l’Etat. Cela peut donc être plus compliqué de savoir dans quelle situation vous allez pouvoir appliquer le mécanisme des frais de débours pour parer à cette situation que nous avons évoqué plus haut.

Tips : Même si vos frais ne sont pas déductibles, il peut être utile d'utiliser des logiciels, des outils ou des applications pour suivre vos différentes dépenses. De plus si un passage en société est envisagé ces logiciels peuvent vous aider à estimer au mieux l'évolution de votre statut !

Quel frais peut alors déduire un auto-entrepreneur ?

Les frais ne sont donc pas déductibles en micro-entreprise mais vous entendrez parfois parler du mécanisme des frais de débours.

Les frais de débours permettent de compenser les frais de certains achats de manière légale. En effet, il s'agit de dépenses que le micro entrepreneur avance pour le compte de son client, qui les remboursera par la suite en émettant une facture. Les frais de débours peuvent être liés à l'achat de matières premières ou encore aux frais de port par exemple. Attention, ils ne peuvent s'appliquer qu'avec accord du client.

Voici une liste non exhaustive des frais que vous pouvez facturer en frais de débours auprès de votre client :

• Les frais de matériaux : Les matériaux correspondent aux matières premières ou aux achats que vous réalisez pour votre activité. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur du bâtiment vous allez avoir la possibilité de refacturer le carrelage mais également le service de la pause de celui-ci 
  
  

• Les frais de port : Il est en effet possible de faire payer la livraison par le client. Il faut juste veiller à garder la facture et préciser le prestataire de livraison au client ainsi que le prix et mentionner cela sur votre facture.
  
  

• Les frais de déplacement : comme l'achat de billets de train… Ces frais professionnels peuvent être nécessaires lors du développement de votre activité. Ils peuvent être payés par l’entreprise mais restent souvent des frais lourds pour une micro entreprise et peuvent donc être refacturés à votre client avec son accord.
  
  

Quelles sont les charges non déductibles en micro entreprise ?

Attention à ne pas faire passer pour des frais de débours des charges qui n'en sont pas en réalité. Les frais n’ayant aucun rapport avec votre activité ne doivent pas être considérés comme frais par votre micro-entreprise

Ça y est, à présent vous connaissez tout sur ces fameux frais non déductibles en micro entreprise ! Si vous vous demandez si ce statut juridique est fait pour vous, n'hésitez pas à nous contacter !

Chez Swapn, nous accompagnons les entrepreneurs dans l'ensemble des démarches de la création de société. Nous mettrons tout en œuvre pour comprendre votre besoin et vous conseiller au mieux pour savoir quel est le statut adapté à votre situation et cela gratuitement.