Créer une Conciergerie en 2024 : Toutes les étapes !

Vous rêvez de lancer votre propre activité de conciergerie, mais vous ne savez pas par où commencer ? Ici, nous allons vous guider à travers les différentes étapes de création d'une conciergerie, en répondant à toutes les questions que vous pourriez avoir.

Qu'est-ce qu'une conciergerie ?

Une conciergerie c'est un service qui offre une assistance personnalisée à ses clients, qu'ils soient des particuliers, des entreprises ou des touristes. Le rôle d'une conciergerie est de simplifier la vie de ses clients en prenant en charge différentes tâches liées à de la gestion d'un bien. Cependant, le secteur est très vaste et comprend plusieurs catégories de services que nous allons détailler par la suite.

Que propose un service de conciergerie ?

Les services d'une conciergerie peuvent varier considérablement en fonction de la clientèle cible, mais ils incluent généralement la réservation de restaurants, d'hôtels, de billets d'avion, la gestion des tâches ménagères, la planification d'événements, la recherche de services spécifiques, et bien d'autres.

Présentation des différents types de conciergeries :

Il existe différents types de conciergeries, adaptées à des clientèles variées :

Pour les particuliers : Ces conciergeries sont conçues pour aider les particuliers dans leur vie quotidienne, en leur proposant des services tels que la réservation de restaurants, la gestion des courses, etc.

Les entreprises : Les conciergeries d'entreprise sont conçues pour aider les employés à gérer leur vie professionnelle et personnelle de manière plus efficace. Elles offrent des services tels que la réservation de voyages d'affaires, la gestion des tâches administratives, etc.

Le tourisme : Les conciergeries touristiques s'adressent aux voyageurs et aux touristes. Elles proposent des services de réservation d'hébergement, de visites guidées, etc.

Comment créer une conciergerie ? Les étapes

Définir votre clientèle cible et vos services

Avant de créer votre conciergerie, la première étape consiste à définir précisément la clientèle que vous souhaitez cibler et les services que vous souhaitez proposer. Identifier correctement votre cible va vous aider à adapter vos services en conséquence.

Effectuer une étude de marché

Une étude de marché vous permettra de comprendre la demande, la concurrence et les opportunités de votre secteur. Cela vous aidera à affiner votre offre et à identifier les besoins de votre clientèle.

Réaliser un business plan

Un business plan réussi est essentiel pour convaincre vos futurs clients, partenaires ou encore les banques de soutenir votre projet. Il doit contenir une analyse financière, un plan marketing, et une stratégie de développement. Ce business plan peut être réalisé par un expert comptable.

Si vous souhaitez préparer votre business plan, voici un article complet sur le sujet : 5 Conseils Pour Réussir Son Business Plan

Trouver un local pour exercer son activité

En fonction du type de conciergerie que vous souhaitez créer, vous pourriez avoir besoin d'un espace physique pour accueillir les clients ou gérer les opérations. Trouver un emplacement adapté est crucial. En effet il existe différents types de conciergeries qui ciblent une clientèle différente et donc nécessite des besoins différents.

Vous trouverez ci-joint quelques exemples les plus courants de conciergerie privée ou conciergerie particulière qui démontrent les besoins qui sont différents en fonction du type de conciergerie :

Conciergerie AirBnb :

Clientèle Cible : Les hôtes Airbnb cherchant à gérer leurs propriétés de location à court terme.

Besoins Associés : Gestion des réservations, accueil des voyageurs, nettoyage entre les séjours, communication avec les invités…

Conciergerie Booking.com :

Clientèle Cible : Hôtels, chambres d'hôtes et propriétaires de locations de vacances.

Besoins Associés : Gestion des réservations, visibilité en ligne, paiement des clients, marketing…

Conciergerie en franchise les Cigales :

Clientèle Cible : Les résidents locaux et les entreprises souhaitant offrir des services de conciergerie à leurs employés.

Besoins Associés : Gestion des tâches ménagères, livraison de courses, recherche de services locaux, réservations de loisirs, gestion des déplacements professionnels, coordination d'événements d'entreprise, gestion des services de bien-être au travail.

Cette approche permet à des entrepreneurs locaux de bénéficier de l'expertise, de la notoriété de la marque, et du soutien du franchiseur pour développer une conciergerie prospère dans leur région tout en répondant aux besoins variés de leur clientèle.

Vous trouverez également la famille des conciergeries publiques :

Conciergerie publique :

Clientèle Cible : Résidents d'une ville ou d'une communauté locale.

Besoins Associés : Services de renseignements et d'orientation, assistance administrative pour les démarches auprès des services publics, informations sur les événements locaux, réservation de services municipaux (par exemple, bibliothèques ou salles de réunion), conseils sur les transports publics, soutien pour les demandes de logements sociaux, …

Dans le cadre de votre activité vous avez donc la possibilité de domicilier votre activité de plusieurs façons :

Domiciliation à domicile : Vous pouvez choisir de domicilier votre conciergerie à votre domicile si vous exercez l'activité depuis chez vous. Attention cependant si vous êtes locataire à bien avoir les accords de votre propriétaire.

Location de bureaux : Vous avez également la possibilité de louer des bureaux dans un immeuble commercial ou dans un centre d'affaires. Cela offre une adresse professionnelle, un espace de travail dédié, et souvent des services de secrétariat.

Domiciliation auprès d'une société de domiciliation : Des entreprises spécialisées proposent des services de domiciliation. Elles vous fournissent une adresse commerciale, la réception du courrier, et d'autres services.

Choisir le statut juridique pour votre activité de conciergerie

Le choix du statut juridique dépend de divers facteurs, tels que la taille de votre entreprise, ou encore vos besoins financiers personnels. Les principales formes juridiques pour une société de conciergerie sont la micro-entreprise, l'entreprise individuelle, l'EURL/SARL et la SAS/SASU.

Pour faire simple, la micro-entreprise va convenir si vous souhaitez tester votre activité, que c'est une activité de petite envergure ou une activité secondaire. En micro entreprise vous êtes votre entreprise, tout ce que touche votre entreprise c'est vous à titre personnel qui le gagnez, car contrairement aux sociétés vous ne créez pas de personne morale (une société en plus de votre personne physique).

Attention : Le dépassement des seuils de chiffre d'affaires sur 2 années consécutives enclenche un passage obligatoire en société.

Une nouvelle loi impactant les entreprises de conciergerie a récemment été promulguée, veillez à bien prendre en compte les éléments suivants :

Bon à savoir : l'abattement fiscal en micro-entreprise s'obtient en déduisant du chiffre d'affaires un pourcentage. Cette déduction sera votre base imposable dans le calcul de vos impôts. 

Vous avez une imposition qui sera basée sur le chiffre d'affaires, mais elle expose l'entrepreneur à une responsabilité illimitée car vous êtes votre entreprise.

+ Création ultra simplifiée et gratuite avec une faible imposition
- Optimisations fiscales très faibles, plafonds de CA et de TVA

L'entreprise individuelle est quant à elle adaptée aux entrepreneurs uniques, offrant la déductibilité des dépenses, tout en impliquant (comme la micro entreprise) une responsabilité illimitée. Dans les deux cas vous paierez de l'impôt sur le revenu.

Les sociétés SASU/SAS (SAS est une SASU avec plusieurs associés) offrent une grande flexibilité et une responsabilité limitée, la SASU est le statut idéal si vous avez une activité en parallèle, que vous touchez Pôle emploi, ou que vous n'avez pas pour objectif de vous verser un salaire en raison des fortes cotisations sociales (75%). Vous aurez la possibilité de vous rémunérer sous forme de dividendes en fin d'exercice comptable.

+ Compatibilité avec un emploi salarié ou le chômage, fiscalité des dividendes ultra avantageuse, nomreuses optimisations fiscales, forte protection sociale
- Frais de création obligatoires (annonce légale + immatriculation), forte imposition sur le salaire

Enfin, vous avez également la famille des EURL/SARL (SARL est une EURL avec plusieurs associés) contrairement à la SASU, l'EURL est le bon choix de statut si vous avez besoin d'une rémunération stable tous les mois, en effet en EURL les cotisations sociales sont beaucoup plus faibles qu'en SASU (45%), il est donc avantageux de se verser un salaire et de choisir l'EURL si vous n'avez aucune activité en parallèle.

En EURL il est peu avantageux de se rémunérer en fin d'exercice comptable sous forme de dividendes car ils sont taxés à hauteur de 60% contre 30% en SASU.

+ Prise de salaire ultra avantageuse, nombreuses optimisations fiscales
- Frais de création obligatoires (annonce légale + immatriculation), faible protection sociale

Dans les deux cas SASU ou EURL vous allez créer une personne morale en plus de votre personne physique, c’est-à-dire que votre patrimoine personnel sera protégé. Pour vous aider, voici un simulateur pour choisir le statut juridique adapté à votre situation : 

Bon à savoir : Nous pouvons vous conseiller gratuitement sur le choix du statut juridique adapté à votre situation !

Définir le montant de l'apport au capital social pour le lancement d'une conciergerie

Lors de la création d'une société de conciergerie, vous devrez déterminer le montant de l'apport au capital social que vous allez faire. Le capital social représente l'apport de base que vous apportez à votre entreprise.

Pour une micro-entreprise, l'apport au capital social peut être minime. Contrairement à une EURL ou une SASU, il est nécessaire de décider du montant à investir. Cette somme peut être constituée d'apports en numéraire (argent) ou d'apports en nature (biens matériels ou immatériels).

Le montant choisi doit être en adéquation avec les besoins de votre conciergerie et doit être réfléchi en fonction de votre stratégie de développement. Le minimum légal en France est de 1€ cependant pour rendre votre projet crédible aux yeux de vos potentiels fournisseurs et/ou clients nous conseillons un capital entre 500 et 1 000€.

Rédaction des statuts d'une société de conciergerie

Les statuts de votre entreprise définissent les règles de fonctionnement, la répartition des pouvoirs, le nom de votre société, vos informations personnelles, etc... Pour une EURL ou une SASU, les statuts déterminent également le montant du capital social, la répartition des parts ou actions, les modalités de prise de décisions,…

Bon à savoir : Il est recommandé de faire appel à un juriste ou un avocat spécialisé dans le droit des sociétés pour rédiger des statuts conformes à la législation en vigueur et adaptés à vos besoins spécifiques

Les statuts seront soumis à l'approbation des associés ou actionnaires lors de la création de l'entreprise. En effet, vous faire accompagner dans la rédaction des statuts assure la conformité légale et la personnalisation en fonction de vos besoins. Ils préviennent des conflits potentiels entre associés ou actionnaires, et facilitent également l'approbation lors de la création de votre entreprise.

Publication d'un avis de constitution au journal d'annonces légales

Une étape administrative importante consiste à publier un avis de constitution de votre société de conciergerie dans un journal d'annonces légales. Cette publication est obligatoire et vise à rendre publique la création de votre entreprise. 

L'avis doit contenir des informations spécifiques, telles que le nom de la société, l'adresse du siège social, le montant du capital social, la forme juridique, etc. Une fois publié, l'avis de constitution permet de respecter une exigence légale essentielle pour la création de votre entreprise.

Demande d'immatriculation au greffe

L'immatriculation au greffe est l'étape finale qui officialise la création de votre société de conciergerie. Vous devez déposer un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, qui varie en fonction de votre lieu d'implantation.

Ce dossier comprend des documents tels que les statuts, l'avis de constitution, une déclaration sur l'honneur de non-condamnation, etc... Une fois votre demande d'immatriculation acceptée, vous recevrez un extrait Kbis, qui est la carte d'identité de votre entreprise.

Cet extrait Kbis est nécessaire pour ouvrir un compte bancaire, signer des contrats, et exercer votre activité en toute légalité. Ces coûts dépendent de l'Etat et s'élèvent à environ 250€.

Quel est le véritable coût de création d'une conciergerie ?

Le coût de création d'une société de conciergerie peut varier considérablement en termes de coûts, avec une fourchette allant de 5 000 à 50 000 euros.

Il faudra aussi vous acquitter des frais obligatoires qui concernent toute création d'entreprise :

• Les frais d'annonce légale et les frais d'immatriculation de l'INPI, comme évoqué précédemment ces frais s'élèvent à environ 250€ et dépendent de votre localisation.
•  Les frais de gestion comptable et fiscale.
• Assurances : Cela inclut l'assurance responsabilité civile professionnelle, l'assurance des biens et, selon le cas, l'assurance des véhicules.
• Utilisation d'une plateforme de conciergerie : Cette plateforme facilitera la mise en relation des clients avec des prestataires de services, les réservations, les paiements, et la gestion des avis.

Bon à savoir : Les frais de commissions varient en fonction de la plateforme. En règle générale, c'est un pourcentage des revenus générés par les prestataires (entre 10 à 30%).

Vous aurez d'autres charges à votre actif dans le cadre de votre activité comme l'achat des équipements et fournitures, des frais de déplacement, des potentielles formations et certifications et éventuellement votre publicité.

Ces frais sont à prendre en compte dans la création de votre société. Cependant, l'avantage lorsque vous êtes en société c'est que vous allez pouvoir déduire ces charges, afin de faire de l'optimisation fiscale. C’est-à-dire diminuer le montant d'impôt sur les sociétés que vous allez payer sur votre bénéfice.

Les bénéfices sont simplement calculés en soustrayant à votre chiffre d’affaires toutes tes dépenses liées à la vie de votre société. Donc plus vous augmentez vos dépenses plus vous diminuez votre bénéfice. Si vous réduisez votre bénéfice vous allez réduire votre montant imposable, donc vos impôts.

Quelles sont les aides à la création d'une conciergerie ?

Plusieurs aides financières et dispositifs de soutien peuvent significativement faciliter le démarrage d'une conciergerie :