Création d'une entreprise de location de voiture : Le guide 2024

Vous avez une âme d'entrepreneur et êtes passionné par l'automobile ? Vous souhaitez lancer votre entreprise de location de véhicule et avez des questions sur le processus ? Ce guide est fait pour vous !

Comment fonctionne une société de location de voiture ?

Les sociétés de location de voitures se spécialisent dans la fourniture de véhicules à leurs clients, moyennant une compensation financière. Leur flotte diversifiée comprend, entre autres, des voitures de différentes tailles, des motos et des utilitaires.

Au début de la location, le client et la société signent un contrat détaillant les termes et conditions. Ce document couvre des aspects essentiels tels que les responsabilités en matière d'assurance, les procédures en cas d'accident, et les éventuels frais pour les dommages ou le carburant non remplacé.

À l'issue de la période de location, le client restitue le véhicule. La société procède alors à une inspection pour s'assurer de son bon état. Si le véhicule est retourné conformément aux termes du contrat, la location est ainsi conclue. Cependant, en cas de dommages ou de non-respect des conditions contractuelles, des frais additionnels peuvent être imputés au client.

Comment ouvrir une société de location de voiture ?

Aucune formation ou diplôme requis

Démarrer une entreprise dans le secteur de la location de voitures ne nécessite pas de diplôme ou de formation spécifique. Néanmoins, une formation académique peut être un atout considérable, enrichissant votre savoir-faire en matière de gestion commerciale et opérationnelle. Voici quelques formations pertinentes :

1. Formations en Logistique et Gestion de Flotte : Elles sont particulièrement utiles pour optimiser l'utilisation des véhicules et réduire les coûts opérationnels. À titre d'exemple, l'AFPA, propose une formation continue sur trois jours en présentiel à partir de 890€ TTC afin d'améliorer ses compétences sur la gestion d'une flotte de véhicules.
   

2. BTS Gestion des PME / MCO / NDRC : Ces cursus offrent des formations exhaustives en gestion d'entreprise, abordant des sujets clés telles que les techniques de commercialisations et négociations, du marketing ou encore de la gestion des ressources humaine. Un ensemble de compétences essentielles pour diriger efficacement une agence de location de véhicules.

3. Formation en Droit ou Assurance : Comprendre les aspects juridiques et gérer les risques associés à la location de véhicules peut être utile dans ce secteur. Le Centre National de la Formation en Conseil d'Entreprise propose une formation assurance en flotte automobile en présentiel ou en distanciel sur deux jours à hauteur de 1 610€ HT.

Faire une étude de marché

Une étude de marché est nécessaire car elle fournit des éléments clés pour prendre des décisions stratégiques informées. Imaginons que vous souhaitez ouvrir une agence de location de véhicules près des gares, aéroports, ou dans des zones touristiques. Cela nécessitera une analyse du flux de personnes, des données sur le nombre de voyageurs, la saisonnalité des déplacements et les habitudes de transport fourniront une base solide pour prédire la demande. Dans les zones urbaines et en prenant compte des préférences de la clientèle, une demande pour des véhicules écologiques ou des deux-roues peut plus facilement émerger par exemple.  

Cette analyse détaillée est la clé pour déterminer la composition idéale de votre flotte de véhicules, élaborer des stratégies de tarification judicieuses et choisir les canaux de commercialisation les plus efficaces.

Pour entamer cette étude, vous pouvez commencer par des recherches personnelles en ligne ou exploiter vos propres connaissances et observations. Vous pouvez aussi consulter des acteurs locaux tels que les mairies, préfectures, ou des organismes publics comme l'ADIE, la BGE., pour des informations complémentaires et spécifiques au contexte local.

Élaborer un Business plan

Le business plan présente une projection réaliste et détaillée de votre entreprise sur les trois premières années d’activité. C'est un outil indispensable pour séduire et convaincre des investisseurs potentiels de la viabilité de votre projet, surtout pour la location de véhicules où le local et la flotte représentent des coûts importants à financer. Le business plan s'adresse à plusieurs acteurs clés :

1. Le Porteur de Projet : Il permet de vérifier la faisabilité et la solidité de l'idée d'entreprise envisagée.
2. Les Institutions Financières : Il est essentiel pour obtenir un financement, en démontrant la rentabilité prévue de l'entreprise.
3. Les Propriétaires de locaux commerciaux : Le business plan les rassure sur la pérennité du projet et la capacité à honorer les engagements de location.

Déterminer le type et le nombre de véhicule que la société va pouvoir acheter

La décision concernant le type et le nombre de véhicules à acquérir pour votre société de location repose essentiellement sur les besoins spécifiques du marché local. Il faut donc accorder une attention particulière à votre étude de marché et à l'élaboration de votre business plan. Cette démarche vous permettra de choisir les véhicules qui correspondent parfaitement aux attentes et exigences de vos clients potentiels, garantissant ainsi le succès de votre entreprise.

Il est également crucial de considérer les tendances émergentes et les innovations technologiques dans le secteur automobile et le secteur de la mobilité, afin d'anticiper les évolutions futures du marché et de positionner votre flotte de manière stratégique pour répondre aux besoins changeants des clients.

Recherche de financements

Voici quelques pistes pour vous aider dans ce processus de recherche de financements

• Prêts bancaires : Les banques offrent diverses options de prêts pour les entreprises. Préparez votre business plan et vos projections financières pour les présentations.
• Investisseurs privés et capital-risqueurs : Ces investisseurs peuvent fournir un financement important en échange d'une participation dans l'entreprise.
• Subventions et aides gouvernementales : Recherchez les programmes de soutien aux petites entreprises ou aux start-ups ainsi que les aides de Pôle emploi (ACRE, ARE,...).
• Crowdfunding : Les plateformes en ligne peuvent être utilisées pour lever des fonds auprès d'un large public.

Choisir pour une entreprise de location de voiture 

Les agences de location de voitures optent couramment pour une SARL (Société à Responsabilité Limitée) ou une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) pour une création en solo, garantissant ainsi la séparation entre les patrimoines professionnel et personnel et protégeant les biens personnels en cas de difficultés financières.

Certaines choisissent la SAS (Société par Actions Simplifiée) ou la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), offrant plus de flexibilité dans la gestion et une protection similaire du patrimoine personnel.

Le statut d’auto-entrepreneur, bien que tentant pour sa simplicité, peut s'avérer risqué pour une agence de location de voitures en raison de l'impossibilité de récupérer la TVA et d’amortir les investissements, en plus de la confusion entre les patrimoines professionnel et personnel.

Les démarches et formalités d’immatriculation

1. Rédaction des statuts : Document essentiel, les statuts définissent le fonctionnement de votre entreprise, incluant le nom, la forme juridique, l'adresse du siège social, l'objet social, la durée, le capital social, ainsi que les modalités de prise de décision et de gestion.

2. Dépôt du capital social : Ce montant représente les apports des associés, essentiels pour financer l'activité et couvrir les dettes. Il peut être déposé auprès d'une banque, de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un notaire.

3. Publication dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) : Cette publication informe de la création de votre société et est nécessaire pour l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

4. Immatriculation au greffe du tribunal : Cette étape donne une existence juridique officielle à l'entreprise. Les documents requis incluent le formulaire M0, les statuts, l'attestation de dépôt des fonds, l'attestation de parution dans un JAL, un justificatif d'adresse du siège social, les pièces d'identité des dirigeants, et la déclaration des bénéficiaires effectifs. Le dossier doit être déposé au greffe du tribunal de commerce correspondant au siège social de l'entreprise.

Bon à savoir : Chez Swapn, nous vous accompagnons dans votre processus de création d'entreprise. Du conseil sur votre statut juridique en passant par la rédaction de vos statuts jusqu'à la réception de votre K-BIS on s'occupe de tout !

Quel budget pour ouvrir une agence de location de voiture ?

L'investissement initial pour ouvrir une agence de location de voiture varie significativement, oscillant entre 100 000 et 500 000 euros. Ce montant dépend de plusieurs facteurs, comme la taille de la flotte, la situation géographique de l'agence, et les coûts opérationnels de départ. Cette fourchette élargie illustre la diversité des options et des envergures envisageables pour démarrer cette activité.

Pour une flotte modeste de 5 à 10 véhicules, selon qu'ils soient neufs ou d'occasion et leur type, prévoyez un budget de 50 000 à 300 000 euros. Il faut également prendre en compte les coûts liés au local et à l'infrastructure, qui peuvent s'élever à 2 000 - 10 000 euros mensuels, en fonction de l'emplacement et des aménagements nécessaires.

N'oubliez pas de budgétiser l'assurance de l'entreprise et des véhicules, estimée entre 500 et 1 500 euros par véhicule et par an. Ajoutez à cela environ 2 000 à 10 000 euros pour le développement initial et la mise en place de votre entreprise, sans oublier les frais récurrents pour la maintenance et le marketing. Enfin, il est prudent de réserver 5% à 10% du budget total pour couvrir d'éventuels imprévus.

Bon à savoir : Garder un peu d'argent pour investir dans des systèmes de gestion de flotte avancés ou des solutions de réservation en ligne peut significativement augmenter l'efficacité opérationnelle et l'attractivité de votre agence auprès des clients.

Ouvrir une entreprise de location de voiture indépendante ou en franchise ?

Lorsque vous envisagez d'ouvrir une entreprise de location de voiture, vous avez le choix entre démarrer une entreprise indépendante ou rejoindre une franchise. Chaque option présente des avantages distincts.

En résumé :

Option indépendante : Idéale si vous recherchez une liberté complète dans la gestion et êtes prêt à bâtir votre marque dès le départ.

Option franchise : Parfaite pour ceux qui privilégient un modèle clé en main avec un risque réduit et qui acceptent de travailler sous la direction d'une marque mère.

Peut-on faire de la location de voiture en auto-entreprise ?

Bien que possible, la location de voitures en tant qu'auto-entrepreneur peut s'avérer risquée et plutôt déconseillée. En auto-entreprise, il y'a pas de séparation entre le patrimoine personnel et professionnel comme en société, ce qui peut présenter des risques en cas de difficultés financières. L'imposition de la micro se fait sur le chiffre d'affaires avec un abattement forfaitaire pour frais professionnels, ce qui peut être moins favorable en cas de charges élevées, ce qui est le cas en location de véhicules.

Bon à savoir : Les charges telles que les assurances et l'entretien des véhicules peuvent impacter significativement la rentabilité, car les marges sont généralement plus serrées. 

Quelle est la réglementation pour une société de location de voiture ?

Pour une société de location de voiture, le respect de certaines réglementations spécifiques est logiquement nécessaire.

• La rédaction de conditions générales de location : Ces conditions doivent inclure des informations claires sur les prix, les assurances disponibles, les prestations incluses ou optionnelles, et la responsabilité en cas de dommages ou d'accidents.
• Devis pour les clients : Il est important de fournir un devis détaillé aux clients avant la signature du contrat. Ce devis doit détailler tous les coûts, y compris les éventuels frais supplémentaires. Cette pratique assure la transparence et aide à prévenir les malentendus ou litiges.
• État de la voiture louée : Une fiche d’état détaillée du véhicule doit être rédigée à chaque location. Cela inclut les éventuels dommages existants et l’état général du véhicule. Cela protège la société en cas de dommages survenus pendant la période de location et assure une compréhension claire de l'état du véhicule par le client.
• Dépôt de garantie : La collecte d'un dépôt de garantie est une pratique courante. Il sert à couvrir d'éventuels dommages ou frais supplémentaires non couverts par l'assurance. La manière dont ce dépôt est géré et restitué doit être clairement indiquée dans les conditions générales de location.
• Souscription aux assurances nécessaires : La société doit souscrire à une assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages causés à des tiers. Des assurances complémentaires pour les véhicules loués doivent également être envisagées pour couvrir les risques tels que le vol, les dommages accidentels, etc.

Nos conseils de spécialistes pour réussir la création de votre société de location de véhicule

Pour réussir la création d'une société de location de véhicules, voici quelques conseils de spécialistes :

Choisissez le bon format de location :

• Choisissez entre la location courte durée, la location longue durée, ou les deux, en fonction de votre public cible (touristes, entreprises, résidents locaux).
• Envisagez de proposer différentes options de location (par jour, par semaine, par mois) pour attirer une clientèle plus large.

Bien construire la flotte automobile :

• Assurez-vous d'avoir une gamme variée de véhicules pour répondre à différents besoins (économique, luxe, utilitaire, électrique).
• Garantissez un entretien régulier des véhicules et assurez-vous qu'ils répondent aux normes de sécurité.

Se faire conseiller et accompagner pour les démarches de la création de sa société :

• Consultez des experts pour comprendre les aspects légaux et financiers de la création d'entreprise.
• Swapn peut vous offrir un accompagnement dans les démarches administratives liées à la création tel que le choix de la structure juridique, la rédaction de vos statuts, le dépôt de capital jusqu'à la réception de votre KBIS

Les questions courantes sur la création d'une société de location de voiture

Est-il possible de sous-louer sa flotte acquise en LDD/LOA ?

La sous-location d'une flotte de véhicules acquise en Location Longue Durée (LLD) ou en Location avec Option d'Achat (LOA) dépend des termes du contrat que vous avez avec la société de leasing. Voici quelques points à considérer :

• Vérifiez le contrat de LLD/LOA : La plupart des contrats de LLD ou de LOA ont des clauses spécifiques concernant la sous-location. Certains contrats peuvent l'interdire explicitement, tandis que d'autres peuvent l'autoriser sous certaines conditions.
• Obtention de l'autorisation : Si le contrat n'interdit pas explicitement la sous-location, il est préférable de demander une autorisation écrite à la société de leasing. Cela évite tout malentendu ou violation contractuelle.
• Responsabilités légales et assurances : En cas de sous-location autorisée, vous devrez vous assurer que les sous-locataires sont couverts par une assurance adéquate et que le véhicule est utilisé conformément aux lois en vigueur.
• Considérations financières : Évaluez si la sous-location est financièrement viable. Les coûts supplémentaires, tels que l'assurance supplémentaire ou les frais de gestion, peuvent affecter la rentabilité.

Quel type de véhicule proposer dans son agence de location ?

Si vous ciblez les touristes, optez pour des véhicules confortables et économiques. Des modèles populaires incluent la Volkswagen Golf, la Renault Clio, et la Toyota Corolla. Ces véhicules sont appréciés pour leur fiabilité, leur efficacité énergétique et leur facilité de conduite en milieu urbain ou sur autoroute.

Pour les clients d'affaires, privilégiez des véhicules haut de gamme et des berlines telles que la BMW Série 3, l'Audi A4, ou la Mercedes-Benz Classe C. Ces voitures offrent un confort supérieur et une image professionnelle pour les déplacements d'affaires.

Les familles ou les groupes qui voyagent ensemble peuvent préférer des monospaces ou des SUV, comme le Ford Explorer, le Volkswagen Tiguan ou le Renault Espace, qui offrent plus d'espace et de confort pour les longs trajets.

Enfin, pour une clientèle soucieuse de l'environnement ou pour des locations en milieu urbain, proposer des véhicules électriques ou hybrides, comme la Nissan Leaf, la Toyota Prius ou la Tesla Model 3, peut être une option attrayante.

Quel est le meilleur statut juridique pour une entreprise de location de voiture ?

Pour une création en solo, l'EURL offre une séparation entre les patrimoines et protège les biens personnels. La SARL est aussi populaire pour des projets impliquant plusieurs associés, offrant une protection similaire. Le statut d'auto-entrepreneur est généralement moins adapté à cause de limitations comme l'impossibilité de récupérer la TVA et de la confusion patrimoniale.