Les frais débours : Le guide complet

Les frais de débours sont une notion essentielle pour de nombreux professionnels, notamment les auto-entrepreneurs. Ils permettent de ne pas inclure certaines dépenses avancées pour le compte d'un client dans le chiffre d'affaires, ce qui peut avoir des avantages fiscaux et sociaux. Ce guide complet vous explique tout ce que vous devez savoir sur les frais de débours : définition, fonctionnement, conditions d'application, avantages, inconvénients et conseils pratiques.

Qu'est-ce que les frais de débours ?

Les frais de débours sont des dépenses que vous avancez pour le compte de votre client dans le cadre de votre activité professionnelle. Concrètement, cela signifie que vous payez certaines dépenses nécessaires à la réalisation d'une mission en utilisant vos propres fonds, mais au nom du client. Ces dépenses peuvent inclure l'achat de matériaux spécifiques, le paiement de services externes ou toute autre dépense directement liée au projet du client.

Une caractéristique essentielle des frais de débours est qu'ils sont remboursés par le client au centime près, sans que vous ne réalisiez de bénéfice sur ces sommes avancées. Par exemple, si vous avez déboursé 200 euros pour l'achat de matériel, votre client vous remboursera exactement ces 200 euros, ni plus ni moins.

Un avantage majeur des frais de débours est qu'ils ne sont pas considérés comme faisant partie de votre chiffre d'affaires. En d'autres termes, ces montants ne sont pas soumis aux cotisations sociales ni à l'impôt sur le revenu lié à votre activité professionnelle. Cela permet de ne pas gonfler artificiellement votre chiffre d'affaires déclaré, ce qui peut être particulièrement bénéfique si vous devez respecter certains seuils fiscaux ou sociaux, comme c'est le cas pour les auto-entrepreneurs.

Quelles sont les différences entre frais de débours et frais de fonctionnement ?

Les frais de fonctionnement sont les dépenses inhérentes à votre activité professionnelle. Ils englobent tout ce qui est nécessaire au bon déroulement de votre travail au quotidien. Par exemple, l'achat de matériel informatique, d'outillage, de fournitures de bureau, ou encore les frais de communication comme l'abonnement téléphonique et internet. Ces dépenses sont à votre charge et vous en êtes le bénéficiaire direct, car elles servent à maintenir et développer votre activité.

En revanche, les frais de débours sont des dépenses spécifiques que vous engagez pour le compte d'un client précis. Vous avancez ces frais en son nom, avec son accord préalable, et ils vous sont remboursés intégralement. Par exemple, si vous devez acheter des matériaux particuliers pour réaliser une prestation pour un client, et que ces matériaux ne vous serviront pas pour d'autres projets, vous pouvez les considérer comme des frais de débours à condition que la facture soit établie au nom du client.

La distinction est importante car le traitement comptable de ces frais n'est pas le même :

• Les frais de fonctionnement sont inclus dans vos charges professionnelles. Ils impactent votre résultat fiscal et sont pris en compte dans le calcul de vos cotisations sociales et de votre impôt sur le revenu. (Valable uniquement pour une société et non en micro-entreprise).
• Les frais de débours, quant à eux, ne sont pas considérés comme faisant partie de votre chiffre d'affaires. Ils ne sont donc pas soumis aux cotisations sociales ni à l'impôt sur le revenu. Vous n'en êtes pas le bénéficiaire final, puisque ces dépenses sont remboursées par le client au centime près.

Bien différencier ces deux types de frais vous permet d'assurer une comptabilité correcte et conforme aux réglementations en vigueur. Cela évite également de gonfler artificiellement votre chiffre d'affaires et de payer des charges sur des sommes qui ne constituent pas un revenu réel pour vous.

Les avantages des frais de débours

Les frais de débours offrent plusieurs avantages significatifs tant pour vous, le professionnel, que pour votre client. Comprendre ces bénéfices peut vous aider à optimiser la gestion de votre activité et à renforcer la relation avec vos clients.

Pour le professionnel

• Réduction du chiffre d'affaires déclaré, donc baisse des cotisations sociales et des impôts. En excluant les frais de débours de votre chiffre d'affaires, vous évitez de payer des charges sur des sommes qui ne représentent pas un revenu réel pour vous.
• Aucune responsabilité sur les biens ou services achetés pour le client. Puisque les factures sont établies au nom du client, vous n'êtes pas responsable en cas de défaut ou de problème avec le produit ou le service acheté.
• Simplification administrative en évitant la refacturation avec marge. Vous n'avez pas à ajouter ces dépenses à votre facturation, ce qui simplifie votre comptabilité et évite d'augmenter artificiellement votre chiffre d'affaires.

Pour le client

• Transparence sur les dépenses réelles engagées. Le client connaît le coût exact des biens ou services achetés, car il reçoit les factures correspondantes à son nom.
• Possibilité de récupérer la TVA (si le client est assujetti). Comme les factures sont établies à son nom, le client peut déduire la TVA sur ces achats, ce qui peut représenter une économie substantielle.
• Accès direct aux garanties et services après-vente du fournisseur. Le client bénéficie directement des garanties légales et peut contacter le service après-vente en cas de besoin.

Voici un tableau récapitulatif des avantages :

Les conditions pour appliquer les frais de débours

Pour que les frais de débours soient valides et conformes à la législation, certaines conditions strictes doivent être respectées. Il est essentiel de les connaître et de les appliquer rigoureusement pour bénéficier des avantages associés aux frais de débours sans risquer de sanctions.

Accord écrit préalable du client (mandat de débours)

Avant d'engager des dépenses pour le compte de votre client, il est indispensable d'obtenir son accord écrit préalable, appelé mandat de débours. Ce document, qui doit être formalisé par écrit pour avoir une valeur juridique, vous autorise à effectuer des achats en son nom. Il précise clairement la nature des achats, les montants prévus ou le budget alloué, ainsi que les conditions de remboursement, et peut inclure une liste détaillée des dépenses envisagées. En cas de litige ou de contestation, ce mandat sert de preuve que le client a bien autorisé les dépenses, vous protégeant légalement et garantissant une transparence totale dans votre relation professionnelle.

Facturation au nom du client

Pour que les dépenses soient considérées comme des frais de débours, il est essentiel que les factures des fournisseurs soient établies au nom du client. Cela signifie que, lors de l'achat, vous devez fournir aux fournisseurs les coordonnées complètes de votre client afin que les factures soient correctement émises en son nom. Si les factures sont établies à votre nom, les dépenses ne peuvent pas être traitées comme des frais de débours. Elles seront alors considérées comme des charges professionnelles classiques, incluses dans votre chiffre d'affaires, et soumises aux cotisations sociales et fiscales. Il est donc crucial de veiller à ce que chaque facture reflète le nom du client pour bénéficier pleinement des avantages des frais de débours.

Absence de marge sur les débours

Les frais de débours doivent être remboursés au centime près, sans que vous ne réalisiez de bénéfice sur ces dépenses. Il est interdit d'ajouter une marge ou une commission : vous ne pouvez pas majorer le montant des dépenses avancées. Le remboursement doit correspondre exactement au montant payé au fournisseur. Cette transparence financière assure au client qu'il paie le prix réel des biens ou services achetés, sans surcoût caché.

Conservation et transmission des justificatifs

Il est impératif de fournir au client tous les justificatifs des dépenses engagées en son nom. Vous devez lui remettre les factures originales ou des copies fidèles, afin qu'il puisse les intégrer dans sa comptabilité et, le cas échéant, récupérer la TVA. De plus, conservez une copie de tous les justificatifs pour votre propre comptabilité. En cas de contrôle fiscal, vous devrez être en mesure de prouver que ces dépenses ont été effectuées pour le compte du client et remboursées sans bénéfice. Une documentation complète et organisée facilite la gestion comptable et renforce la confiance entre vous et votre client.

>Comment facturer les frais de débours ?

Facturer correctement les frais de débours est essentiel pour respecter les obligations légales et assurer une transparence totale avec votre client. Voici comment procéder pour intégrer ces frais sur vos factures de manière claire et conforme.

Présentation sur la facture

• Séparer clairement les frais de débours des prestations ou ventes : Sur votre facture, distinguez vos honoraires ou le coût de vos prestations des frais de débours. Créez des lignes distinctes pour éviter toute confusion.
• Indiquer la nature des dépenses, les montants exacts et les références des justificatifs : Pour chaque frais de débours, précisez en détail la nature de la dépense (par exemple, "Achat de matériaux spécifiques", "Frais d'expédition"), le montant exact dépensé, et faites référence aux justificatifs correspondants.
• Exclure les débours du calcul de la TVA si applicable : Si vous êtes assujetti à la TVA, n'appliquez pas de TVA sur les frais de débours, car ils ne font pas partie de votre chiffre d'affaires taxable. Assurez-vous que le calcul de la TVA ne les inclut pas.

Exemple de facture avec frais de débours

Pour illustrer, voici comment vous pouvez présenter une facture intégrant des frais de débours :

[Votre logo et coordonnées]

Facture n° : 2023-001

Date : 5 décembre 2023

Client : Nom de l'entreprise Adresse Numéro de TVA intracommunautaire

Description :

Mentions obligatoires et spécifiques aux débours :

• Précisez que les frais de débours ne sont pas soumis à TVA.
• Référencez les factures des fournisseurs en indiquant les numéros et les références.
• Mentionnez que les justificatifs correspondants sont joints à la facture.

Utiliser Tiime pour facturer gratuitement vos clients

Pour faciliter la création de vos factures intégrant des frais de débours, vous pouvez utiliser des outils en ligne tels que Tiime. Tiime est une application gratuite qui vous permet de gérer facilement votre facturation, tout en respectant les obligations légales. Elle offre des fonctionnalités adaptées pour séparer vos prestations des frais de débours, ajouter les mentions légales obligatoires, et conserver une traçabilité de vos documents.

En utilisant Tiime, vous pouvez :

• Créer des factures professionnelles personnalisées.
• Gérer vos clients et vos prestations.
• Suivre vos paiements et vos relances.
• Conserver une archive numérique de vos factures et justificatifs.

Cet outil peut vous faire gagner du temps et assurer une gestion comptable conforme et efficace de vos frais de débours.

Les limites et inconvénients des frais de débours

Bien que les frais de débours offrent des avantages, ils présentent aussi certaines limites. Il peut être difficile d'obtenir des factures au nom du client, ce qui complique leur mise en œuvre. De plus, cela ajoute une complexité administrative avec des formalités supplémentaires à gérer. En cas de non-respect des conditions strictes, vous risquez un redressement fiscal, car l'administration pourrait requalifier ces dépenses en chiffre d'affaires taxable. Enfin, le client peut contester les dépenses s'il n'y a pas eu un accord clair, ce qui peut nuire à votre relation professionnelle.

Les frais de débours et la TVA

Régime fiscal des frais de débours

Les frais de débours ne sont pas soumis à la TVA pour vous, le professionnel. Cela signifie que vous n'avez pas à collecter de TVA sur ces montants, car ils ne font pas partie de votre chiffre d'affaires taxable. De plus, si votre client est assujetti à la TVA, il peut récupérer la TVA sur ces dépenses, à condition que les factures soient établies à son nom et qu'elles respectent les conditions requises.

Obligations en matière de TVA

Il est important de bien distinguer les opérations soumises à TVA et les débours sur vos factures. Les frais de débours doivent être clairement séparés de vos prestations habituelles, afin d'éviter toute confusion. Par ailleurs, vous ne devez pas déduire la TVA sur les débours dans votre propre comptabilité, car ces dépenses ne vous appartiennent pas fiscalement ; elles sont directement imputables à votre client.

Les frais de débours pour les auto-entrepreneurs

Intérêt spécifique pour les auto-entrepreneurs

Les frais de débours présentent un intérêt particulier pour les auto-entrepreneurs en raison des spécificités de leur régime fiscal et social.

• Réduction du chiffre d'affaires déclaré, ce qui est essentiel pour respecter les plafonds imposés par le régime auto-entrepreneur. En excluant les frais de débours de votre chiffre d'affaires, vous évitez de dépasser les seuils qui pourraient vous faire perdre le bénéfice du régime micro-entreprise.
• Impact direct sur le montant des cotisations sociales : Comme les cotisations sont calculées en pourcentage du chiffre d'affaires déclaré, réduire ce dernier grâce aux frais de débours permet de diminuer vos charges sociales. Vous ne payez pas de cotisations sur des sommes qui ne constituent pas un revenu réel pour vous.

Précautions à prendre

• Respect strict des conditions : Les frais de débours font l'objet d'une attention particulière lors des contrôles fiscaux, car ils sont souvent source d'erreurs. Les inspecteurs vérifient minutieusement la présence des mandats de débours, la conformité des factures établies au nom du client, et l'absence de marge appliquée. Toute anomalie, notamment en matière de TVA déductible, peut entraîner des redressements. Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement les règles pour éviter ces risques.
• Conseils pour une bonne tenue de la comptabilité : Une gestion comptable soignée est indispensable. Tenez un registre précis de vos frais de débours, conservez tous les justificatifs, et séparez clairement ces dépenses de vos recettes professionnelles.

Pour faciliter votre facturation et la gestion de vos frais de débours, vous pouvez utiliser Tiime, une application gratuite qui vous aide à créer des factures professionnelles conformes aux obligations légales. 

Exemples concrets de frais et leur traitement en débours ou non

Il est parfois difficile de déterminer si une dépense peut être considérée comme un frais de débours ou non. Voici quelques exemples concrets pour illustrer différentes situations, avec une justification pour chaque cas.

Achat de matériel spécifique pour un client

Exemple : Vous êtes photographe et votre client vous demande un shooting nécessitant un éclairage spécifique que vous n'avez pas. Vous achetez ce matériel uniquement pour cette mission.

Peut-il être considéré comme un débours ? Non, car le matériel vous appartient et pourra servir pour d'autres prestations ; c'est un investissement pour votre activité, pas une dépense engagée au nom du client.

Achat de fournitures consommables pour un client

Exemple : Vous êtes graphiste et achetez des polices de caractères ou des images pour un projet spécifique, avec des factures au nom du client.

Peut-il être considéré comme un débours ? Oui, parce que les achats sont faits spécifiquement pour le client, avec les droits d'utilisation qui lui sont transférés, et les factures sont à son nom.

Frais de déplacement pour une mission client

Exemple : Vous vous rendez chez un client dans une autre ville et achetez des billets de train à votre nom.

Peut-il être considéré comme un débours ? Non, car les billets sont à votre nom et il est généralement impossible d'obtenir une facture au nom du client ; ces frais doivent donc être inclus dans votre chiffre d'affaires déclaré.

Frais d'hébergement lors d'une mission

Exemple : Vous êtes consultant et devez passer plusieurs jours chez un client éloigné. Vous réservez un hôtel avec une facture au nom du client.

Peut-il être considéré comme un débours ? Oui, car si la facture de l'hôtel est au nom du client et que vous avez son accord, ces frais sont des débours.

Achat de matières premières pour une prestation

Exemple : Vous êtes traiteur et achetez les ingrédients pour un événement spécifique, avec des factures au nom du client.

Peut-il être considéré comme un débours ? Oui, parce que les ingrédients sont achetés spécifiquement pour le client, les factures sont à son nom, et les conditions des débours sont respectées.

Frais de port pour l'expédition de produits au client

Exemple : Vous envoyez des prototypes ou des documents par courrier express à votre client, avec une facture du transporteur au nom du client.

Peut-il être considéré comme un débours ? Oui, car les frais de port sont engagés pour le client, la facture est à son nom, et vous avez son accord préalable.

Frais de restauration lors d'une mission

Exemple : Vous déjeunez au restaurant pendant une mission chez un client et conservez les tickets de caisse.

Peut-il être considéré comme un débours ? Non, car les frais de restauration sont des dépenses personnelles, et il est généralement impossible d'obtenir une facture au nom du client ; ils doivent être inclus dans votre chiffre d'affaires.

Sous-traitance d'une partie de la prestation

Exemple : Vous êtes architecte d'intérieur et faites appel à un infographiste pour des visuels 3D pour un projet client, avec la facture de l'infographiste au nom du client.

Peut-il être considéré comme un débours ? Oui, puisque le client est informé, a donné son accord, et la facture est établie à son nom.

Achats en gros pour plusieurs clients

Exemple : Vous achetez un lot de timbres ou d'enveloppes pour expédier des documents à différents clients.

Peut-il être considéré comme un débours ? Non, car les achats en gros ne sont pas affectés à un client spécifique avec une facture à son nom ; ce sont des frais généraux à inclure dans votre chiffre d'affaires.

FAQ sur les frais de débours

Quelles sont les conditions indispensables pour considérer une dépense comme un frais de débours ?

Pour qu'une dépense soit considérée comme un frais de débours, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Accord écrit préalable du client : Vous devez obtenir l'autorisation écrite du client pour engager des dépenses en son nom.
• Facture au nom du client : Les factures des fournisseurs doivent être établies directement au nom du client.
• Aucun profit : Vous ne devez réaliser aucune marge ou bénéfice sur ces dépenses ; elles doivent être remboursées au centime près.
• Justificatifs : Vous devez fournir au client tous les justificatifs des dépenses et conserver une copie pour votre comptabilité.

Les frais de débours sont-ils soumis à la TVA ?

Non, les frais de débours ne sont pas soumis à la TVA dans votre comptabilité, car ils ne font pas partie de votre chiffre d'affaires. Toutefois, le client peut récupérer la TVA sur ces dépenses si les factures sont à son nom et qu'il est assujetti à la TVA.

Comment présenter les frais de débours sur ma facture ?

Sur votre facture, vous devez :

• Séparer clairement les frais de débours de vos prestations ou ventes.
• Indiquer la nature de chaque dépense, le montant exact et référencer les justificatifs correspondants.
• Ne pas appliquer de TVA sur les frais de débours si vous êtes assujetti à la TVA.

Puis-je utiliser les frais de débours si je suis auto-entrepreneur ?

Oui, les auto-entrepreneurs peuvent utiliser les frais de débours, ce qui peut être particulièrement avantageux pour ne pas augmenter artificiellement le chiffre d'affaires déclaré et ainsi réduire les cotisations sociales. Il est cependant essentiel de respecter scrupuleusement les conditions d'application.

Les frais de débours en société : peu d'intérêt pratique

Contrairement aux auto-entrepreneurs, les sociétés n'ont que peu d'intérêt à utiliser les frais de débours. Voici pourquoi :

Fiscalité basée sur le résultat

Les sociétés sont imposées sur leur résultat (recettes - dépenses). Ainsi, inclure des frais avancés dans le chiffre d'affaires tout en les comptabilisant comme charges n'affecte pas l'imposition, contrairement aux auto-entrepreneurs.

Complexité administrative

Les frais de débours exigent des factures au nom du client, un mandat écrit et une gestion comptable distincte, ce qui alourdit les processus sans avantage notable.

Alternative plus simple : refacturation

La solution courante pour les sociétés est de refacturer les frais avancés en les intégrant directement aux prestations. Cela évite la gestion de débours tout en permettant éventuellement une marge. 

Bon à savoir : Les refacturations doivent faire l’objet d’une ligne distincte sur la facture.

Que faire si je ne peux pas obtenir une facture au nom du client ?

Si vous ne pouvez pas obtenir une facture au nom du client, la dépense ne peut pas être considérée comme un frais de débours. Dans ce cas, vous devez inclure la dépense dans votre chiffre d'affaires déclaré, et elle sera soumise aux cotisations sociales et éventuellement à la TVA.

Les frais de débours peuvent-ils s'appliquer aux achats en ligne ?

Oui, à condition que le fournisseur en ligne puisse émettre une facture au nom du client et que vous ayez son accord préalable. Assurez-vous que toutes les conditions des frais de débours sont respectées.

Puis-je considérer les frais de péage et de carburant comme des frais de débours ?

Généralement non, car il est difficile d'obtenir des factures pour ces dépenses au nom du client. Ces frais sont généralement considérés comme des frais professionnels et doivent être inclus dans votre chiffre d'affaires déclaré.

Les frais de débours affectent-ils ma comptabilité ?

Oui, vous devez enregistrer les sommes remboursées par le client au titre des débours, mais elles ne sont pas incluses dans votre chiffre d'affaires. Il est important de tenir une comptabilité précise et de conserver tous les justificatifs en cas de contrôle fiscal.

Mon client refuse de me donner un accord écrit pour les frais de débours. Que faire ?

Sans accord écrit du client, vous ne pouvez pas considérer les dépenses comme des frais de débours. Vous devrez alors inclure ces dépenses dans votre chiffre d'affaires déclaré et les facturer comme des frais annexes à votre prestation.

Est-il possible d'ajouter une marge sur les frais de débours

Non, il est interdit d'ajouter une marge ou un bénéfice sur les frais de débours. Ils doivent être remboursés au centime près, conformément aux montants exacts des factures établies au nom du client.