Ouvrir un espace de coworking - Guide complet et simple !

Ouvrir un espace de coworking répond à une demande croissante pour des environnements de travail flexibles et collaboratifs. Avec l'essor du télétravail et du freelancing, les professionnels recherchent des lieux qui leur offrent non seulement un espace de travail mais aussi une communauté dynamique et des services adaptés à leurs besoins. Cet article se propose de guider les futurs entrepreneurs à travers les différentes étapes et considérations nécessaires pour lancer un espace de coworking réussi.

Pourquoi ouvrir un espace de coworking ?

La pandémie de COVID-19 a accéléré l'adoption du télétravail, rendant cette pratique courante pour de nombreuses entreprises et travailleurs. Le freelancing, quant à lui, a connu une croissance exponentielle. En France, le nombre de freelances a augmenté de 145% entre 2008 et 2018, selon une étude de Malt.

Les travailleurs modernes préfèrent des espaces de coworking stimulants et propices à la créativité et au réseautage. En Europe, la France est l'un des marchés les plus dynamiques, avec une croissance annuelle de 15% des espaces de coworking. Ouvrir un espace de coworking permet de capitaliser sur la transition vers des modes de travail plus flexibles et de répondre à une demande croissante.

Quels sont les meilleures villes pour ouvrir un coworking en France ?

Avant de choisir l'endroit où ouvrir un espace de coworking, il est nécessaire de prendre en considération quelques critères  :

• Emploi : La présence de nombreuses entreprises et d'un marché du travail dynamique.
• Population : Une forte densité de population, notamment de jeunes professionnels.
• Télétravail : Une prévalence élevée du télétravail dans la région.
• Concurrence : Un équilibre entre la demande et l'offre existante d'espaces de coworking.
• Infrastructures : La qualité des infrastructures de transport et des services locaux.

Nous avons donc répertorié le TOP 5 des meilleures villes afin d'ouvrir son coworking :

1. Paris : Capitale économique et centre névralgique du pays, Paris offre un marché immense avec une forte concentration d'entreprises et de freelances.
2. Lyon : Deuxième pôle économique de France, Lyon bénéficie d'une économie diversifiée et d'une population croissante de jeunes professionnels.
3. Bordeaux : Connue pour son cadre de vie attractif, Bordeaux attire de nombreux entrepreneurs et freelances.
4. Nantes : Ville en pleine expansion avec un écosystème entrepreneurial dynamique et un coût de vie relativement abordable.
5. Toulouse : Centre technologique et aérospatial, Toulouse dispose d'une forte demande pour des espaces de coworking.

Quel budget pour ouvrir un espace de coworking ?

En général, le budget nécessaire peut se situer entre 100 000 et 500 000 euros. Le coût d'ouverture d'un espace de coworking peut varier considérablement en fonction de la taille, de l'emplacement et des services offerts.

Pour votre réussite, il sera nécessaire d'examiner attentivement chacun de vos besoins :

Location/achat de l'espace : Le coût de la location ou de l'achat représente souvent la plus grande partie du budget. En centre-ville, les prix peuvent être plus élevés, mais l'attractivité est également plus grande.

Aménagement et mobilier : Inclut l'achat de meubles, la décoration, et les équipements technologiques. Prévoir entre 20 000 et 100 000 euros selon la taille de l'espace.

Technologie : Les coûts comprennent l'installation de réseaux internet haut débit, de systèmes de sécurité, et de logiciels de gestion. Compter environ 10 000 à 30 000 euros.

Marketing et communication : Budget dédié à la promotion de l'espace pour attirer les premiers membres. Prévoir entre 5 000 et 20 000 euros.

Frais de fonctionnement : Inclut les salaires du personnel, les frais de nettoyage, et les services publics. Ces coûts varient mais peuvent représenter environ 10 000 euros par mois pour un espace moyen.

Attention : Ce budget varie en fonction des projets et peut être plus bas ou plus élevé selon vos préférences et vos besoins.

Comment lancer un espace de coworking ? Les étapes

Étudier le marché

Actuellement, la demande pour des espaces de travail flexibles est en forte croissance. Selon une étude de Statista, le nombre d'espaces de coworking dans le monde pourrait atteindre 40 000 d'ici la fin d'année 2024. Il est donc important de s'informer sur les besoins des travailleurs indépendants, des startups et des entreprises à la recherche de flexibilité. Suivre les tendances technologiques et les évolutions du télétravail est également essentiel pour anticiper les futurs besoins du marché.

Options de localisation

La localisation est un facteur déterminant pour le succès de votre espace de coworking. Les centres-villes sont souvent préférés en raison de leur accessibilité et de leur dynamisme économique. Cependant, certaines zones périphériques ou en développement peuvent également représenter des opportunités intéressantes, notamment en raison de coûts immobiliers plus bas et de la proximité avec des pôles technologiques ou universitaires.

Considérez des espaces qui permettent une variété d'aménagements selon les besoins des clients. Les espaces modulables sont très recherchés car ils offrent la flexibilité nécessaire pour organiser des bureaux individuels, des salles de réunion, des espaces de détente ou des zones de collaboration. Cela permet de s'adapter aux besoins variés des utilisateurs et de maximiser l'utilisation de l'espace.

Choisir son concept de coworking

Définir un concept clair pour votre espace de coworking peut attirer une clientèle spécifique. Par exemple, un espace dédié aux professionnels de la tech pourrait inclure des équipements de haute technologie, des laboratoires de prototypage, etc. Un espace pour artistes pourrait offrir des ateliers et des zones d'exposition. Un modèle mixte, avec des services additionnels comme des salles de réunion, des zones de détente, et des cafés coworking, peut attirer une clientèle diversifiée et augmenter la rentabilité.

Franchise ou indépendant

Une des premières décisions à prendre est de choisir entre ouvrir une franchise de coworking ou un espace indépendant.

Franchise :

• Les avantages incluent un soutien marketing et opérationnel, une notoriété de marque, et des procédures éprouvées.
• Les inconvénients sont les coûts de franchise et la moindre flexibilité.

Indépendant :

• Les avantages incluent une plus grande liberté de décision et la possibilité de créer une marque unique.
• Les inconvénients sont la nécessité de développer tout de zéro et un besoin de capitaux plus important.

Réaliser un business plan

Un business plan solide est essentiel. Il doit inclure une analyse du marché, des projections financières réalistes (coûts d'installation, revenus attendus, bénéfices), et une stratégie marketing détaillée pour attirer et retenir les membres. Pensez à des promotions de lancement, des événements de networking, et des partenariats locaux.

Bon à savoir : Pour en savoir plus sur le Business Plan, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet 

Choisir le statut juridique et créer son entreprise

Les statuts couramment choisis incluent la SARL (Société à Responsabilité Limitée) et la SAS (Société par Actions Simplifiée). Ces statuts sont souvent préférés pour leur flexibilité et la protection qu'ils offrent aux associés en termes de responsabilité limitée.

Il est préférable de consulter des spécialistes car le statut juridique à adopter dépend de vos besoins.

Bon à savoir : Chez Swapn, nous sommes inscrits à l'ordre des experts comptables, ce qui nous permet de vous aider à choisir la meilleure structure juridique pour votre entreprise.

Déterminer le montant du capital social

Un montant de départ de 1000 à 5000 euros est recommandé pour une bonne mise en route, afin de couvrir les frais initiaux et assurer une trésorerie suffisante.

Réaliser les démarches administratives

L'immatriculation de l'entreprise se fait au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est important de se conformer aux réglementations locales en matière de sécurité, d'hygiène, et d'accessibilité. Obtenez toutes les autorisations nécessaires avant d'ouvrir.

Souscrire aux assurances obligatoires

Les assurances essentielles incluent l'assurance multirisque professionnelle, qui couvre les dommages aux locaux et au matériel, et l'assurance responsabilité civile, qui protège contre les réclamations pour dommages corporels ou matériels. Une assurance perte d'exploitation est également recommandée pour se protéger contre les interruptions d'activité.

Trouver un local

Sélectionnez un local en fonction du public cible et de l'accessibilité. Un bon emplacement est facilement accessible en transport en commun, dispose de parking, et est proche de services et commodités attrayants pour les membres.

L'aménagement doit être pensé pour maximiser le confort et la productivité. Investissez dans des meubles de qualité, des espaces de travail ergonomiques, une connexion internet fiable, et des équipements de bureau modernes. Pensez également à créer des espaces de détente et de convivialité.

Ouvrir l'espace et attirer des clients

Pour attirer des clients, utilisez des campagnes de marketing digital, y compris les réseaux sociaux, le référencement naturel (SEO), et des publicités ciblées. Organisez des événements de networking, des ateliers, et des sessions de découverte pour faire connaître votre espace et créer une communauté engagée.

Combien de temps pour ouvrir son espace de coworking ?

Ouvrir un espace de coworking peut prendre entre 6 et 12 mois en moyenne, en fonction de divers facteurs tels que la localisation, la taille du projet, et les démarches administratives.

1. Étude de marché et recherche d'emplacement (1-2 mois) :

   • Analyser le marché local
   • Identifier les besoins et les tendances
   • Sélectionner un emplacement stratégique

2. Choix du concept et élaboration du business plan (1-2 mois) :

   • Définir le concept de coworking
   • Rédiger un business plan complet avec projections financières et stratégie marketing

3. Démarches administratives et légales (1-2 mois) :

   • Choisir le statut juridique et immatriculer l'entreprise
   • Obtenir les autorisations et respecter les réglementations locales

4. Recherche et aménagement du local (2-4 mois) :

   • Trouver un local adéquat
   • Réaliser les travaux d'aménagement et installer le mobilier et les équipements nécessaires

5. Marketing et pré-ouverture (1-2 mois) :

   • Lancer des campagnes de marketing
   • Organiser des événements de pré-ouverture pour attirer les premiers membres

Bon à savoir : Chez Swapn nous vous délivrons votre Kbis en environ 2 semaines ! 

Quelles sont les aides pour ouvrir un espace de coworking ?

Les organismes d'accompagnements

• BPI France : Offre des conseils et des financements pour les entrepreneurs. Programme d'accompagnement et de mentorat pour les startups et PME.
• Initiative France : Réseau d'accompagnement et de financement pour les créateurs d'entreprises. Offre des prêts d'honneur sans intérêt.
• Réseau Entreprendre : Accompagnement personnalisé pour les entrepreneurs. Accès à des prêts et à un réseau de chefs d'entreprise expérimentés.

Les aides financières

Subventions : 

• Fonds européen de développement régional (FEDER) : Soutient les projets innovants et de développement local.
• Régions et collectivités locales : Proposent des subventions pour encourager l'entrepreneuriat local.

Prêts favorables :

• Prêts à taux zéro : Offerts par des organismes comme BPI France et les réseaux d'accompagnement.
• Microcrédits : Fournis par des institutions comme l'ADIE (Association pour le Droit à l'Initiative Économique).

Crowdfunding : Utiliser des plateformes comme Ulule, KissKissBankBank ou Kickstarter pour lever des fonds. Impliquer la communauté locale et les futurs membres dès le début du projet.

Quelles autorisations et réglementations pour ouvrir un espace de coworking ?

Sécurité : Pour ouvrir un espace de coworking, il est essentiel de respecter les normes de sécurité incendie et d'installer des systèmes de sécurité et de surveillance.

Accessibilité : L'accessibilité est également cruciale. Il est impératif de se conformer aux normes d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite (PMR) et d'effectuer les aménagements nécessaires pour garantir l'accès à tous.

Autres réglementations : En outre, il est nécessaire de respecter les réglementations locales en matière d'hygiène et de santé. Il faut également obtenir toutes les autorisations nécessaires, telles que les permis de construire et les autorisations d'exploitation.

Quel statut juridique pour un espace de coworking ? Simulateur

Dans le cas de l'ouverture d'un espace de coworking, le statut juridique le plus utilisé est la SAS ou la SARL. Voici un tableau récapitulatif des principaux statuts juridiques :

Utilisez notre simulateur ci-dessous pour vous aider à déterminer le statut juridique le plus adapté à votre projet.

Comment réussir l'ouverture de son espace de coworking ? Nos conseils

1. Créer une communauté :

   • Organiser des événements réguliers (workshops, networking).
   • Encourager les interactions entre membres.

2. Offrir des services de qualité :

   • Proposer une connexion internet rapide et fiable.
   • Fournir des équipements modernes et confortables.

3. Adopter une approche éco-responsable :

   • Utiliser des matériaux durables pour l'aménagement.
   • Mettre en place des pratiques de gestion des déchets et d'économie d'énergie.

4. Utilisation des réseaux sociaux et des outils en ligne :

   • Promouvoir votre espace via les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram).
   • Utiliser des outils de gestion des réservations et des membres (Nexudus, OfficeRnD).

Les questions courantes sur l’ouverture d'un espace de coworking

Quel diplôme pour ouvrir un espace de coworking ?

Ce n'est pas obligatoire, mais une formation en gestion ou en entrepreneuriat peut être bénéfique. Ces formations apportent des compétences en management, en finance, et en stratégie nécessaires pour gérer efficacement un espace de coworking.

Comment rentabiliser un espace de coworking ?

Pour rentabiliser un espace de coworking, il est essentiel de maintenir un taux d'occupation élevé et de diversifier les revenus. Les marges potentielles dépendent du prix des abonnements, de la gestion des coûts et des services supplémentaires comme la location de salles de réunion, l'organisation d'événements, et la vente de snacks et boissons. La création d'une communauté dynamique et fidèle est aussi un élément pour réussir.

Où se fournir pour son espace de coworking ?

Pour équiper votre espace de coworking, vous pouvez choisir parmi IKEA, Steelcase, Herman Miller pour le mobilier et Dell, HP, Cisco pour la technologie. Des partenariats avec des fournisseurs locaux de nettoyage, sécurité et maintenance peuvent être avantageux pour les services aux entreprises.

Faut-il une licence spéciale pour ouvrir un espace de coworking ?

Il n'est pas nécessaire d'avoir une licence spéciale pour ouvrir un espace de coworking, mais des réglementations locales peuvent s'appliquer. Vérifiez les exigences et obtenez les autorisations nécessaires avant l'ouverture.