Contrairement à un micro-entrepreneur, vous ne pouvez pas opter pour une comptabilité simplifiée. Vous devez produire un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable. Même sans activité, une SASU doit déposer ses comptes.
Ne pas respecter vos obligations comptables peut avoir de lourdes conséquences, tant sur le plan financier que sur la pérennité de votre entreprise. Vous risquez des sanctions fiscales, voire un redressement. Un défaut dans votre comptabilité peut aussi fragiliser votre relation avec les banques et partenaires financiers. Vous pouvez également engager votre responsabilité en tant que dirigeant.
Quelles sont les obligations comptables d’une SASU ?
L’ouverture d’un compte bancaire professionnel
Conformément à l’article L123-24 du Code de commerce, le dirigeant d’une SASU a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Il faut le faire juste avant la création de votre SASU. C’est sur ce compte que sera transféré le capital social de votre société, une fois son immatriculation effective.
Plus largement, cette séparation entre finances personnelles et professionnelles garantit une gestion plus rigoureuse des flux financiers. Cela simplifie le suivi comptable et limite les risques de confusion susceptibles d’entraîner des sanctions fiscales. Elle renforce aussi la crédibilité de l’entreprise auprès des partenaires financiers et commerciaux.
Le choix du régime comptable : comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie
Le régime simplifié (comptabilité de trésorerie)
Le régime simplifié est ouvert aux SASU réalisant un chiffre d'affaires compris :
- entre 188 700 € et 840 000 € pour les activités commerciales ;
- entre 77 700 € et 254 000 € pour les entreprises de prestation de services.
Avec ce régime, il faut tenir une comptabilité de trésorerie. Cela signifie que vous devez enregistrer uniquement les flux financiers réels, c’est-à-dire les encaissements et les décaissements. Vous ne devez pas prendre en compte les créances et dettes de votre société.
Vous devez tenir une comptabilité classique avec un bilan, un compte de résultat et des annexes, mais vous bénéficiez d’allégements :
- le livre journal enregistre uniquement les recettes encaissées et les dépenses payées ;
- les créances et dettes sont comptabilisées à la clôture de l’exercice ;
- le bilan comptable est simplifié.
Le régime réel normal (comptabilité d’engagement)
Si votre SASU dépasse les seuils du régime simplifié, ou si vous avez choisi volontairement le régime réel normal, vous devez tenir une comptabilité d’engagement.
Chaque opération doit être enregistrée dès qu’elle est réalisée, même si le paiement n’a pas encore eu lieu. Vous suivez ainsi toutes vos créances et dettes. Ce type de comptabilité est plus complexe mais vous avez aussi une vision plus précise de votre activité financière.
La comptabilité d’une SASU soumise au régime réel normal doit être plus détaillée. Ainsi, vous devez appuyer votre comptabilité sur des pièces justificatives (bulletin de paie, facture, relevés bancaires, etc.) et enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de votre entreprise.
La tenue des livres comptables obligatoires
Le Code de commerce impose au président de SASU de tenir plusieurs registres comptables. Il doit y enregistrer toutes les opérations financières de sa société.
Le livre-journal enregistre de manière chronologique toutes les opérations comptables affectant le patrimoine de l'entreprise. Il sert à documenter chaque transaction, qu'il s’agisse de ventes, achats, paiements ou encaissements, avec leurs dates et montants. Chaque ligne du livre-journal doit être détaillée. Il faut aussi préciser la nature de l’opération et les comptes impactés.
En cas de contrôle fiscal, le livre-journal permet de retracer l’historique des opérations d’une société.
Le grand-livre est un document qui regroupe tous les comptes utilisés par l'entreprise. Il répertorie les opérations comptables par type de compte (comptes clients, fournisseurs, banques, charges, produits, etc.). Chaque compte est détaillé, avec les entrées et sorties d’argent enregistrées. Ces enregistrements comptables permettent de suivre l’évolution de chaque poste.
Bien qu’il ne soit plus obligatoire depuis 2016, le livre d’inventaire reste fortement recommandé. Ce document permet de dresser un état récapitulatif des actifs et passifs de l’entreprise à la fin de chaque exercice comptable. Il présente la valeur de vos biens, stocks, créances et dettes. Il donne un aperçu de la santé financière de la société et aide à la préparation du bilan comptable.
L’établissement des comptes annuels
Toutes les SASU ont l’obligation légale d’établir des comptes annuels à la date de clôture de chaque exercice comptable. Ils contiennent un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe comptable.
Le bilan comptable est une photographie du patrimoine de la SASU. Il permet d’évaluer ce que l’entreprise possède (actif) et ce qu’elle doit (passif) :
- l'actif se compose de l'actif non courant (ou immobilisé), qui regroupe les biens à long terme comme les bâtiments, machines, brevets ou fonds de commerce, et l'actif courant, qui inclut les éléments à court terme comme les stocks, créances clients et liquidités ;
- le passif est divisé en passif non courant (dettes à long terme) et passif courant (dettes à court terme). Il inclut aussi les capitaux propres et les bénéfices non distribués.
Le compte de résultat présente la performance de l’entreprise durant l'exercice comptable. Il permet de mesurer sa rentabilité en détaillant ses produits (revenus) et ses charges (dépenses). Il détermine le résultat de l’exercice : le bénéfice net si les produits sont supérieurs aux charges, ou la perte nette dans le cas contraire. On y retrouve notamment le chiffre d'affaires, les autres produits d'exploitation, les charges d'exploitation (comme les coûts des biens ou services vendus), les charges financières (intérêts des emprunts, par exemple), et les dotations aux amortissements.
L’annexe comptable est un document complémentaire au bilan comptable et au compte de résultat. Elle précise certains éléments pour une compréhension complète de la situation financière de l'entreprise. Dans cette annexe légale, on retrouve généralement des informations sur les méthodes comptables utilisées, les engagements hors bilan (comme les garanties données, les contrats à long terme) ou les événements significatifs après la clôture de l'exercice.
L'annexe comptable est facultative pour les SASU qui remplissent les critères suivants : moins de 10 salariés, un chiffre d’affaires inférieur à 700 000 euros et un total de bilan inférieur à 350 000 euros.
L’associé unique de la SASU doit approuver les comptes annuels de sa société dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Une fois approuvés, ces comptes doivent être déposés au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Après ce dépôt, le greffe du tribunal de commerce se charge de publier un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).
Le dépôt des comptes peut se faire :
- en ligne sur le site du Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet unique) dans un délai de 2 mois après l’approbation ;
- directement au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant l’approbation des comptes.
Quelles sont les obligations fiscales d’une SASU ?
Le régime d’imposition de la SASU
Par défaut, une SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS). Dans ce cas, les bénéfices réalisés sont imposés directement au niveau de la société, selon les taux en vigueur de l'IS. L'impôt sur les sociétés est calculé sur le bénéfice net de la SASU, après déduction des charges et des amortissements. Les dividendes versés aux actionnaires sont ensuite soumis à une imposition distincte.
Cependant, vous pouvez opter pour l’impôt sur le revenu (IR) pendant les 5 premières années d'activité si vous remplissez l’ensemble des conditions suivantes :
- la SASU exerce à titre principal une activité commerciale, artisanale, agricole ou libérale ;
- elle n'est pas cotée en bourse ;
- vous avez moins de 50 salariés ;
- votre chiffre d'affaires annuel ou votre bilan total est inférieur à 10 000 000 € ;
- l’associé unique est une personne physique.
L’option à l’IR permet de déclarer les bénéfices de la société sur la déclaration de revenus personnelle de l'associé unique. Elle est valable pour 5 exercices comptables et ne peut pas être renouvelée.
La déclaration de TVA
Il existe 3 régimes de TVA en SASU : la franchise en base, le régime réel simplifié ou le régime réel normal.
Lorsqu’elle est franchise de TVA, la SASU n’applique pas la TVA sur les ventes et les prestations de services qu’elle réalise. Elle fait donc des factures hors taxe (HT) et est dispensée de déclaration de TVA. En contrepartie, la SASU ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats professionnels.
Pour bénéficier de cette franchise de TVA, votre chiffre d’affaires (CA) annuel doit être inférieur à 85 000 € (seuil majoré à 93 500 €) pour les activités commerciales ou 37 500 € (seuil majoré à 41 250 €) pour les prestations de services.
Si votre SASU est au régime réel simplifié, vous devez payer 2 acomptes de TVA provisionnels, en juillet et décembre. L'acompte de juillet représente 55 % de la TVA due pour l'exercice précédent, et celui de décembre, 40 %. Il faut aussi faire une déclaration annuelle de régularisation de TVA après la clôture de l'exercice. Si l'exercice correspond à l'année civile, elle doit être envoyée au plus tard le 2ᵉ jour ouvré suivant le 1er mai de l'année suivante. Si l'exercice ne correspond pas à l'année civile, elle doit être envoyée dans les 3 mois suivant la clôture. Vous devez payer le solde éventuel réglé lors de la télétransmission.
Dans le cadre du régime réel normal, la TVA collectée doit être déclarée et payée chaque mois en ligne sur le site impots.gouv.fr. Si le montant annuel de TVA due est inférieur à 4 000 €, vous pouvez opter pour une déclaration trimestrielle.
La cotisation foncière des entreprises (CFE)
La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) est une taxe locale due par toutes les entreprises. Elle est calculée en fonction de la valeur locative des biens immobiliers utilisés pour l’activité.
Vous devez faire une déclaration initiale de CFE avant le 31 décembre qui suit la création de votre SASU. La CFE est à payer chaque année, avant le 15 décembre.
Vous bénéficiez d’une exonération de la CFE pour la première année d’activité. D’autres cas d’exonération existent, notamment selon votre activité et votre zone géographique.
Est-il obligatoire d’avoir un comptable pour une SASU ?
La loi ne vous oblige pas à prendre un comptable. En théorie, vous pouvez donc gérer la comptabilité de votre SASU vous-même.
Faire appel à un expert-comptable reste toutefois recommandé. Ce professionnel pourra prendre en charge l’établissement de vos comptes annuels. Vous serez sûr d’avoir des documents conformes à la loi. Cela vous permet aussi de gagner du temps. En cas d'erreur, la responsabilité incombe au cabinet d'expertise comptable.
Le recours à un expert-comptable traditionnel représente toutefois un coût important, surtout dès la création de votre SASU. Il existe des alternatives pour réduire cette charge financière. Vous pouvez par exemple utiliser un logiciel de comptabilité ou encore un service de comptabilité en ligne avec assistance.
Comment tenir la comptabilité d’une SASU soi-même ?
Les bonnes pratiques à mettre en place
Si vous décidez de tenir la comptabilité de votre SASU vous-même, vous avez tout intérêt à :
- automatiser vos écritures avec un logiciel de comptabilité : ce type d’outil réduit les risques d’erreurs et vous fait gagner du temps. Il facilite aussi le suivi des transactions et l’édition de vos documents comptables ;
- scanner et archiver toutes vos pièces justificatives : cela vous permet de les organiser et de les conserver en toute sécurité ;
- mettre à jour votre comptabilité régulièrement : vous suivez ainsi l’évolution de votre trésorerie et repérez d’éventuels problèmes en temps réel.
Classez vos documents comptables de manière rigoureuse, notamment pour être prêt en cas de contrôle fiscal.
Les erreurs à éviter
Ne négligez pas la séparation de vos comptes. Les transactions relatives à votre SASU doivent toutes apparaître sur votre compte professionnel. Votre comptabilité sera plus simple à suivre et vous pourrez montrer patte blanche aux impôts comme à l’Urssaf.
N’oubliez pas non plus d'enregistrer l’ensemble de vos opérations financières. Chaque vente et dépense doit être saisie dans vos livres comptables.
Enfin, vous devez déposer vos comptes annuels et réaliser l’ensemble de vos déclarations en temps et en heure. Le non-respect des délais peut entraîner des sanctions et des pénalités. Nous vous recommandons de mettre en place un calendrier fiscal pour ne pas oublier les dates importantes (déclaration de TVA, impôt sur les sociétés, etc.).
Les sanctions en cas de non-respect des obligations comptables
Une SASU qui ne respecte pas ses obligations comptables risque des pénalités financières pouvant atteindre jusqu’à 500 000 €. De plus, en cas de manquement dans la tenue de votre comptabilité, d'erreurs dans les déclarations fiscales ou d'omissions d’opérations, vous vous exposez à un redressement fiscal. Enfin, le président de la SASU peut être tenu responsable en cas de fraude comptable, avec des sanctions pénales en plus des sanctions fiscales.
On l’a vu, le dirigeant de SASU doit respecter de nombreuses formalités concernant la comptabilité de sa société : tenue des livres comptables (grand livre, livre-journal), déclaration des résultats, dépôt des comptes annuels, respect des délais de déclaration de TVA, etc. Il est indispensable de bien tenir ses comptes pour garantir la pérennité de son activité et éviter toute sanction. La solution la plus simple reste de faire appel à un expert-comptable ou d’utiliser un logiciel comptable adapté. Cela facilitera votre gestion quotidienne et garantira votre conformité à la loi.
